Vielä vuosituhannen alussa “toimistotyö” oli synonyymi taulukko-ohjelmistojen pyörittelylle, ERP-järjestelmien kanssa painimiselle ja sähköisten prosessien loputtomalle toistamiselle. Lähtökohtana käsin tehdyt työt oli juuri sähköistetty, ja kaikki data viety paperilta bittimaailmaan. Työpäivät täyttyivät valtavasta määrästä rutiinityötä, palveluja tuli tarjota kellon ympäri, ja valtava määrä dataa jäi analysoimatta ajanpuutteen vuoksi.
Ei ole ihme, että automaatio, prosessien tehostaminen, ja tekoälyn hyödyntäminen ovat yrityksissä tärkeitä kehityskohteita. Ison muutoksen takana on teknologia ja sen kehittyminen. Ensin kehitettiin perinteinen ATK ja sähköiset palvelut nopeuttamaan ihmisten työtä. Nopeasti huomattiin, että työntekijöiden aika menee tietojen siirtämiseen ja täsmäyttämiseen useiden eri järjestelmien välillä. Apuun tulivat ohjelmistorobotit tekemään osan toistuvista rutiineista. Nykyisin koneoppimisen ja tekoälyn avulla ohjelmistorobotiikka tukee organisaatioita kaikilla liiketoiminnan osa-alueilla.
IT ja liiketoiminta – pelatkaa yhteen!
Teknologiaa ja sen hallittavuutta pitää nyt ajatella aivan uudella tasolla. Robotiikka avaa uusia kehityssuuntia ja -mahdollisuuksia myös muille kuin IT-alan työntekijöille. Uudessa tilanteessa yritysten on osattava ajatella teknologiaa ja liiketoimintaa kokonaisuutena, johon on mietittävä omalle organisaatiolle sopivin hallintamalli. Kokonaisvaltainen robotiikan haltuunotto edellyttää sopivien teknologioiden, toimintatapojen ja työkalujen valintaa.
Vaikka ohjelmistorobotit tekevät väsymättä töitä niin sanotusti konepellin alla ja ovat oikeasti vain koodirivejä, robottien ja prosessien nimeäminen sekä roolin määrittäminen edesauttaa niiden hallittavuutta. Ohjelmistorobottien työstä on saatava samalla tavalla raportteja ja tietoja kuin ihmisten työpanoksesta, jotta niiden ohjaaminen ja tulosten seuraaminen on mahdollista. Organisaatioissa on päätettävä, kuka vastaa robotin päivittäisestä työstä. Tämä on innostavaa uusissa teknologioissa, koska asioita pitää tarkastella laajempana kokonaisuutena. Hyvin toteutettu ohjelmistorobotiikka on aina sen tahon hallinnassa, joka vastaa prosessista automaation ulkopuolella. Kun prosessien automatisointi tuodaan kohti liiketoimintaa, tarvitaan sopiva ja käyttäjäystävällinen työkalu robotiikan hallintaan.
Hallitse robotteja tehokkaasti
Robotiikan hallinta on ollut kilpajuoksua, jossa kaupalliset ja avoimen lähdekoodin työkalut ovat näyttäneet parastaan. Markkinat ovat toistaiseksi pysyneet monipuolisina ja avoimina, ja parhaimmillaan hallintatyökalu ei sido asiakasta yksittäiseen teknologiaan, jolloin hallintajärjestelmääkin pystyy halutessaan vaihtamaan. Jatkuva kilpailu on ajanut kehitystä eteenpäin, ja eri työkaluista löytyykin helposti sopiva vaihtoehto moniin eri tarpeisiin.
Knowitilla markkinoiden suosituimmat hallintatyökalut ovat hanskassa – kuten myös Knowitin oma ratkaisu tähän haasteeseen. Kehitimme robotiikkapalvelumme tueksi uuden hallintatyökalun, Robot Managerin, joka mahdollistaa kokonaisuuksien kasassa pitämisen liiketoiminnan näkökulmasta. Sisäisesti kehitetty työkalu räätälöitiin asiakkaiden tarpeiden mukaan ja se palvelee etenkin avoimen lähdekoodin robotiikkaa käyttäviä organisaatioita. Usein tunnetummat työkalut vastaavat kuitenkin asiakkaiden tarpeita paremmin, ja toisinaan olemme valikoituneet yhteistyökumppaniksi robotiikan parissa robotiikan käyttöönoton jälkeen.
Hyvä hallintatyökalu mahdollistaa erilaiset näkymät eri rooleille. Liiketoiminnan edustajat, varsinkin robottien vastuuhenkilöt ovat luonnollisesti kiinnostuneita robotin tuloksista ja liiketoimintahyödyistä. Hallintatyökalu tuo tähän osa-alueeseen omat mittarit muun muassa tehokkuuden ja läpimenoaikojen suhteen. Se mahdollistaa seurannan siihen, miten paljon manuaalisen käsittelyn aikaa robotiikan avulla säästyy, ja auttaa kartoittamaan uusia automatisoitavia prosesseja.
IT-puolella on oltava oma näkymänsä ja heidän on saatava tieto, jos robotti törmää esimerkiksi normaalia useammin poikkeamiin tai jopa kaatuu. Tässä voi taustalla olla yksinkertaisiakin asioita, kuten jonkin järjestelmän versiopäivitys.
Robotit ovat entistä vahvemmin ja näkyvämmin osa yrityksen liiketoimintaa. Visuaalinen työkalu sisältää paljon ominaisuuksia, jolla voidaan tukea robottien käyttöönottoa, seurata niiden päivittäistä työtä ja varsinkin hallita isompia määriä ohjelmistorobotteja. Siitä hyötyvät niin liiketoiminnan kuin IT:n edustajat.
Meillä on useista eri RPA-ratkaisuista, teknologioista ja hallintajärjestelmistä kokemusta niin pienistä kuin suuristakin kokonaisuuksista. Tulevassa sisällössä käsittelemme ohjelmistorobotiikan tarjoamia mahdollisuuksia nyt ja tulevaisuudessa. Olethan yhteydessä, jos ohjelmistorobotiikka kiinnostaa teitä!
Alkuperäinen teksti Hanna Saari, 2018. Päivitetty Arttu Taipale, 15.2.2024.
Lue lisää: