Etäkoulutus – kuuleeko kukaan?

Digitalisaatio ja etätyö ovat olleet jo vuosia itsestään selviä asioita, jotka ovat osa tietotyöläisten perusarkea. No, kuinkas sitten kävikään? Maailma muuttui hetkessä. Jokainen meistä haastettiin opettelemaan uusia arkirutiineja ja tapoja tehdä töitä, unohtamatta yhteydenpitoa. Tarvittavat sähköiset työvälineet ovat toki olleet koko ajan käytössämme, mutta vasta nyt opimme toden teolla käyttämään niitä.

Jos aiemmin on työnteko mielletty tapahtuvaksi fyysisellä työpaikalla, niin yhtä lailla kouluttaminen on ollut hyvin luokkahuonepainotteista, lukuun ottamatta suoraan verkkokursseiksi tehtyjä oppimiskokonaisuuksia. Myönnän itsekin ajatelleeni, että eihän onnistunut koulutus voisi mitenkään tapahtua muuten kuin paikan päällä kasvotusten. Fyysinen läheisyys mahdollistaa pienryhmätehtävät, ryhmäyttää osallistujia ja saa aikaan luonnollista keskustelua myös tauoilla. Lisäksi kasvotusten palautetta annetaan ja saadaan helpommin, kun osallistujien ilmeistä ja eleistä voi välittömästi lukea, miten koulutuksen sisältö uppoaa.

Huolimatta siitä, että minulla on paljon kokemusta erilaisista koulutuksista, oli jännitys huipussaan, kun pidin kaksipäiväisen RPA perusteet -kurssin ensimmäistä kertaa täysin virtuaalitoteutuksena. Vaikka koulutuksen sisältö on tuttu ja voisin puhua aiheesta loputtomasti, etätoteutus toi siihen aivan uuden jännityskertoimen. Ennen koulutuspäiviä mielessäni surisivat lukuisat somessa kiertävän virtuaalikokousbingon aiheet: toimiiko tekniikka, kuuluuko ääni, näkyykö esitys, tuleeko joku myöhässä, näin muutamia mainitakseni. Eniten tietysti jännitti, että jaksanko puhua koko päivän reippaalla ja iloisella äänellä, kun tuijotan kaksi päivää pelkkää tietokoneen ruutua.

Käytettävä teknologia ja sen tarjoamat mahdollisuudet kouluttajalle ja osallistujille ovat luonnollisesti etäkouluttamisessa todella tärkeässä roolissa. Osassa etäkokousteknologioita on mahdollista jakaa osallistujia virtuaalisiin ryhmätyötiloihin, joissakin työkaluissa voi näyttää esitystä niin, että samalla kouluttaja näkyy pienemmässä ruudussa, mikä voi helpottaa myös osallistujien keskittymistä. Myös perinteiset kokoustyökalut (Skype, Teams) taipuvat kouluttamiselle ja voivat olla helpompia hallittavuudeltaan, jos koulutuksessa ei ole mukana erillistä fasilitaattoria. Monipuolisemmat teknologiat vaativat usein kouluttajalta enemmän aikaa seurata virtuaalisia keskusteluhuoneita, chatia ja muuta liikehdintää, joka saattaa puolestaan verottaa sisältöä, jos kouluttaja ei ole todella harjaantunut ja osaava kyseisen työkalun kanssa.

Etäkoulutuksen onnistumisen kannalta avainasemassa on tietysti sisällön ja kouluttajan osaamisen lisäksi toimiva aikataulutus. Tämä pätee toki luokkahuonekoulutuksissakin. Virtuaalikoulutuksissa erona luokkahuoneisiin on se, että osallistujat ovat fyysisesti kuka missäkin ja seuraavat koulutusta omilta näytöiltään, jolloin taukojen merkitys korostuu. Kokemukseni perusteella noin tunnin välein pidettävät tauot toimivat hyvin ja tukevat osallistujien aktiivisena pysymistä koko koulutuspäivän ajan. Toisaalta myös kouluttajalle tasainen tauotus tarjoaa aikaa lepuuttaa ääntä, kerrata materiaalia ja mahdollisesti myös mukauttaa aikataulua. Myönnän kuitenkin, että aluksi taukojen pitäminen näin usein tuntui hieman tiheältä. Juuri kun ollaan päästy syvemmälle johonkin aiheeseen tai hyvä keskustelu on käynnissä, olisikin taas jo tauon aika. Toisaalta, kun tähän rytmiin tottui, pysyi aktiivisuus ja reippaus ainakin kouluttajalla parempana läpi koko päivän.

Jos oman äänenkäytön ja iloisen sävyn ylläpitäminen jännitti, niin kyllä jännitti myös osallistujien aktivointi. Pahinta varmasti on, kun kouluttaja kysyy kysymyksen ja kukaan ei sano mitään (tässä kohtaa rastitetaan bingosta ”kiusallinen hiljaisuus”). Mietin ennen koulutusta, kysynkö aina suoraan ihmisiltä pistokoemaisesti kommentteja, vai heitänkö kysymyksen avoimesti kaikille ja odotan, että joku tarttuu siihen. Päätin kokeilla jälkimmäistä ja se onneksi toimi. Varsinkin kun kyseessä oli kahden päivän koulutus, tulivat osallistujat toisilleen tutuiksi ja keskustelua alkoi syntyä myös itsestään.

Yhteenvetona voisi todeta, että etäkouluttaminen ei sitten lopulta poikennutkaan niin paljon lähiopetuksesta ja oikeastaan se oli todella mukava kokemus! Samat lainalaisuudet pätevät myös suurimmaksi osaksi etäkouluttamiseen: aikataulu on suunniteltava huolella ja joustavasti, osallistujia on tärkeää aktivoida ja omaan äänenkäyttöön kannattaa kiinnittää erityistä huomiota, kun osallistujat eivät näe sinua. Niin ja tietysti, muista Plan B: miten toimit, jos tekniikka pettää, jos osallistujat eivät keskustele tai jos aikataulun kanssa on haasteita? Viimeisenä huomiona; virtuaalisissa tapaamisissa on tärkeää muista inhimillisyys, kun emme välttämättä näe toisiamme. Kun kouluttaja kertoo omia kokemuksiaan ja esimerkkejä oikeasta elämästä, pääsevät kuulijat lähemmäksi puhujaa ja koulutuksesta jää paljon enemmän asioita mieleen. Vaikka toimimme fyysisesti etäällä, tuovat tarinat meitä henkisesti lähemmäs toisiamme.

Koronapandemian aikana toteutamme kaikki koulutuksemme etäopiskeluna. Ota yhteyttä Kari Kakkoseen, ja kerromme mielellämme lisää eri vaihtoehdoista: kari.kakkonen@knowit.fi ja +358 40 523 9004