ERP-järjestelmä tarvitsee rinnalleen modernin data-alustan
ERP (Enterprise Resource Planning) -järjestelmä eli toiminnanohjausjärjestelmä on yrityksen tietojärjestelmä, joka yhdistää eri toimintoja, esimerkiksi tuotantoa, jakelua, varastonhallintaa, laskutusta ja kirjanpitoa. Jo pelkästään sanan “ERP-projekti” kuuleminen saattaa saada hikikarpalot nousemaan otsalle. Jokainen informaatioteknologian parissa tavalla tai toisella työskentelevä tietää, miten aikaavieviä ja raskaita kyseiset projektit saattavat olla.
On ymmärrettävää, että ERP-projektin työvaiheissa keskitytään varmistamaan erittäin olennaiset operatiivisen toiminnan laatu sekä tuotantoonsiirron aikataulun toteutuminen. Aikataulu projekteissa on usein tiukka, ja tämän vuoksi olennaisia osioita saattaa jäädä projektin ulkopuolelle. Kaikki projektiresurssit ovat useimmiten kädet täynnä töitä, jos vanhoja ylläpitovastuitakin on olemassa.
ERP-järjestelmän omat raportointitoiminnot ovat riittämättömiä
Valitettavan usein tällainen ERP-projektin määrittelyvaiheessa ulkopuolelle jätettävä asia on riittävän kattava raportointi ja analytiikka. ERP-sovellus tarjoaa useimmiten jonkinlaisen raportointityökalun, ja valtavan projektin kynnyksellä on kiusaus todeta, että kyllä se varmaankin riittää. Valitettavasti näin ei useinkaan ole.
ERP-sovelluksen toimittajat tarjoamat ominaisuudet datan keräämiseen ja analysointiin eivät useimmiten riitä. Hankintavaiheessa analytiikan kokonaistarvetta ei aina ehditä ajatella. Tarjouspyynnössä datan käsittelyn ja analytiikan osuus saattaa olla parin prosentin luokkaa, vaikka sen soisi olevan noin kolmannes – datan merkitys liiketoiminnalle kun kasvaa koko ajan. Tarve paremmalle analytiikalle tulee sataprosenttisella varmuudella vastaan jossain vaiheessa.
ERP-sovelluksen toimittaja keskittyy oman sovelluksensa toimintojen kehittämiseen itse päättämänsä kehityssuunnitelman mukaisesti. Analytiikan tarjoaminen ei välttämättä ole heidän liiketoimintansa keskiössä, vaan siellä on myydyn SaaS-sovelluksen operatiivisen toiminnan ja operatiivisten ominaisuuksien kehittäminen. Todennäköisesti ERP-toimittajan myyntihenkilö on luvannut sovelluksen analytiikkatoimintojen olevan erinomaisella ja erittäin kattavalla tasolla. Miten olet varmistanut tämän seikan todenmukaisuuden?
Analytiikan osuuteen voikin olla järkevää ottaa holistisesti analytiikkaa suunnitteleva ja toteuttava kumppani, joka ottaa alusta asti vastuun analytiikan järjestämisestä. Analytiikkakumppani kannattaa ottaa mukaan jo hankintavaiheessa huolehtimaan analytiikan osuuden kartoittamisesta ja analytiikkastrategian tekemisestä. Asiantunteva kumppani pystyy määrittelemään myös sellaiset vaatimukset, joita ei aina tule ajatelleeksi, esimerkiksi datan reaaliaikaisuutta koskien.
Datakatalogi mahdollistaa datan kokonaisvaltaisen hyödyntämisen ja hallinnan
ERP-ratkaisut ovat useimmiten rahallisesti isoja panostuksia, joten on helppoa hämääntyä ajattelemaan, että näin kallis ratkaisu tarjoaa myös riittävät analytiikkaominaisuudet. ERP-sovelluksen oma raportointi ei kuitenkaan ole datakatalogi, eikä siitä pääse käsiksi masterdataan tai muihin yrityksen datalähteisiin. Datakatalogin kautta master data on koko organisaation käytettävissä joustavasti, mukaanlukien paitsi ERP:in tiedot myös mahdollisesti muualla säilytettävät toimittajatiedot, asiakastiedot jne. Datakatalogin avulla dataa ei tarvitse hakea joka käyttötarkoitukseen toistuvasti. Master dataa voidaan myös validioida ja sen eheyttä voidaan valvoa. Esimerkiksi Azuren analytiikka-alusta yhdistettynä datalake-ratkaisuun tarjoaa mahdollisuuden, että data voidaan ottaa kokonaisuudessaan ulos. Kaiken datan säilyttäminen voidaan tehdä Azuren datalake-ratkaisussa erittäin alhaisin kustannuksin.
Kun ERP-järjestelmän kylkeen rakennetaan moderni pilvipohjainen analytiikkaratkaisu, saadaan käyttöön nykyaikaiset työkalut, joiden avulla datan käsittely sekä erilaiset integraatiot esimerkiksi Business Intelligence -työkaluihin kuten Power BI:hin ovat helppoja ja nopeita. Käytettävyyden parantuessa datan hyödyntämisestä tulee todennäköisemmin osa arkea.
Myös muutosten valvonta ja historiatietojen näkeminen mahdollistuu. ERP-järjestelmän sisällä data ei ole hallittavissa tai valvottavissa, mutta pilvipohjaisessa data-alustassa on. Datan tarkasteleminen ja validioiminen on tärkeää myös datan käsittelyä koskevan lainsäädännön, kuten GDPR-säännöksen kannalta.
Työntekijät taloushallinnosta prosessityöntekijöihin hyötyvät, kun data on omalla modernilla alustallaan joustavasti ja luotettavasti käytettävissä ja tarkasteltavissa. Lopulta analytiikkaan panostaminen on pieni kustannus ERP-projektin laajuudessa, etenkin kun lopputulos mahdollistaa aidosti dataan pohjautuvat liiketoimintapäätökset, auttaa ohjaamaan resursseja ja tekee eri sidosryhmät taatusti tyytyväisemmiksi, kuin jos he olisivat ERP-järjestelmän rajallisen raportoinnin varassa.
Analytiikkaa heti kun projekti on tuotannossa
Monesti analytiikantarve iskee heti, kun järjestelmä on otettu käyttöön. Esimerkiksi kriittiset prosessi- ja kausiraportit täytyy saada heti, kun ERP-projekti on siirretty tuotantoon. Tämä on usein se vaihe, jossa havahdutaan ERP-järjestelmän oman raportointiratkaisun puutteellisuuteen. Osa ERP-järjestelmistä tarjoaa kyllä analytiikkaa heti, kun projekti on tuotannossa, mutta vain hyvin harvoin tuo raportointi on riittävää.
Esimerkiksi Helen Oy luottaa Azuren työkaluihin Dynamics-datan käsittelyssä. Raportoinnin ja analytiikan voi kuitenkin tehdä Azuren työkaluilla, vaikka ERP-järjestelmä olisikin joku aivan muu. ERP-tarjoajan rajoitteiden ei tarvitse rajoittaa datan hyödyntämistä.
Erittäin tietoturvallinen ratkaisu
Datan haku ja siirto kannattaa automatisoida heti alusta saakka. Manuaaliset raportit – eli datan haku ensin omalle koneelle tai verkkolevylle – on kustannustehoton tapa. Tehokkaat raportointi-integraatiot esimerkiksi juuri Azuren datavarastoihin maksavat kyllä itsensä takaisin. Jos analytiikan halutaan olevan dynaamista ja joustavaa, data on tuotava data-alustalle käsiteltäväksi, oli kyse sitten talouden tai esimerkiksi prosessiautomaation datasta.
Moderni pilvipohjainen data-alusta on erittäin tietoturvallinen ratkaisu. Se mahdollistaa kaiken datan keräämisen yhteen paikkaan, ja tämän kautta datan laadun, hallinnan ja tietoturvan maksimoinnin verrattuna vaihtoehtoon, jossa data olisi esimerkiksi verkkolevyillä tai yksittäisillä työasemilla. Tällä voidaan estää datan varastoituminen vääriin paikkoihin. ERP-projektiin kannattaa ottaa kumppani, jonka intressissä ei ole myydä tietoturvalisenssejä vaan rakentaa ympäristöstä alusta asti tietoturvallinen ja Azuren parhaiden käytäntöjen mukainen.
Tutustu palveluihimme ja ota yhteyttä: Dataohjattu liiketoiminta